Синхронизация 1С и Process Insight

Для устранения двойного ввода заказов и для обеспечения полного соответствия информации по заказам в Модуле “Сбыта” Process Insight и 1С настроена синхронизация двух систем.

Импорт контрагентов, пунктов доставки, договоров

Из системы 1С в систеу Process Insight импортируются:

• Договоры
• Контрагенты

Импорт договоров и контрагентов настроен каждые 20 минут.

Договоры привязываются к ценовым соглашениям (спецификациям) с клиентами, а также выбираются в форме заказа.

Импортированным контрагентам необходимо присвоить соответствующую роль (покупатель, грузополучатель, перевозчик и др), ценовую категорию, установить галочку в поле “Отгрузка без НДС” если стоимость доставки учитывается без НДС. Если импортированный контрагент является розничным, то поле “Ценовая категория” следует оставить пустым. Система автоматически воспринимает контрагентов не имеющих принадлежности к какой-либо ценовой категории - розничными покупателями.

При заведении в справочник нового пункта доставки наименование пункта должно совпадать с наименованием в 1С.

Экспорт заказов

Заказы, поступившие по каналам продаж: почта, телефон, формируются менеджерами в системе Process Insight вручную. Для того чтобы сформировать заказ, необходимо перейти в модуль “Сбыт / Новый заказ”.

Далее следует заполнить параметры заказа:

• Компания группы (Пятый Элемент АО)
• Канал продаж (почта или телефон)
• Дата прайс-листа
• Дата отгрузки
• Клиент (Покупатель)
• Грузополучатель
• Перевозчик
• Базис поставки (направление, по которому осуществляется отгрузка товара. Каждый базис содержит накладные расходы, такие как погрузка и формление вагона, оформление а/м и другие. Расходы содержаться в модуле “Сбыт / “Затраты на обработку заказов”)
• Количество машин
• Количество вагонов
• Пункт доставки
• Конечный пункт доставки
• Вложения
• Комментарий покупателя
• Комментарий менеджера по продажам актива
• Номер заявки

В зависимости от выбранного базиса поставки, количества заданных машин/вагонов, а также перевозчика и пункта доставки, система формирует транспортные расходы.

Табличная часть “Продукция” содержит поля:

• Литера
• Номенклатурная единица
• Заказано
• Цена (подтягивается после того, как спецификация перешла в статус “Утверждено”)
• Стоимость

Если от покупателя заявка поступила в нерабочее время и была сформирована в 1С, необходимо связать заказ в Process Insight с заявкой. Для этого необходимо указать номер заявки в поле “Номер заявки”.

Для разбиения заказа на каждую машину или вагон, следует, в рамках заказа, присвоить каждой номенклатуре соответствующую литеру. Таким образом, при экспорте заказа, система 1С будет идентифицировать номенклатуру под каждый конкрутный вагон или машину. Например, если в заказе PI содержаться две различные литеры, 1С сформирует два заказа, две одинаковые литеры - один заказ.

После того, как параметры заказа заполнены, менеджеру следует нажать на “Сохранить” для проверки корректности цены, затем экспортировать в 1С, нажав на “Заказ согласован”.

Потенциальные партнеры могут отправлять заявки не только по почте или мессенджеры, но и формировать в личном Партнерском кабинете. Для того чтобы обработать заявку из Партнерского кабинета необходимо открыть задание “Обработать новую заявку” в модуле “Сбыт / Все мои задания”

В открывшейся заявке заполнить необходимые поля и нажать на “Сохранить” для проверки корректности цены. Затем перейти к табличной части “Продукция”. В строке “Номер заказа” нажать на F4.

Далее ввести номер заказа и количество в этом заказе. Общее количество должно совпадать пономенклатурно в полях “Количество в новом заказе” и “Заказе”.

После того, как табличная часть будет разбита по количеству номенклатур и номерам заказа, следует нажать на “Разбить заказ”.

После разбиения заявки на более мелкие, в системе сформируется несколько заданий “Обработать новую заявку”, каждая из которых после согласования экспортируется в 1С.

Механиз синхронизации

При экспорте заказа из ситемы Process Insight в 1С формируется заявка покупателя на отгрузку, а также автоматически прододится планирование и заказы выгружаются на место диспетчера. После успешного экспорта закза система Process Insight начинает запрашивать 1С каждый 6 часов статус исполнения заказа. Если по заказу проведена реализация, то Система получает из 1С полную информацию о реализации, заносит в заказ фактически отгруженное количество и сверяет прочие параметры заказа и реализации. Если все параметры заказа и реализации совпадают, Система закрывает задание “Подтвердить отгрузку”; если тот или иной параметр не совпадают, закрывается задание “Подтвердить отгрузку” и выдается задание “Уведомление о расхождениях заказа и 1С”. Менеджер должен устранить расхождения вручную и закрыть заказ. При проблемах со связью между системами менеджер имеет возможность вручную закрыть заказ, обработав задание “Подтвердить отгрузку”. Если фактически отгружаемое количетсво меньше заказанного, то система Process Insight автоматически сформирует заказ на остаток. Заказ на остаток также автоматически будет закрыт на этапе “Подтвердить отгрузку”, если параметры заказа в Process Insight совпадают с параметрами заказа в 1С. При проверке отгрузки проверяется заявка и УПД. Для заявки происходит проверка соответствия заказа PI и заказа, отгруженного по заявке в 1С.

Если от покупателя поступила заявка в нерабочее время и была проведена реализация в системе 1С, необходимо при формировании заказа в системе Process Insight указать номер заявки на продукцию.

Дальнейшие этапы обработки, в том числе подтверждение отгрузки, производить вручную. Также связывать заказ в PI с заказом в 1С необходимо и в том случае, если был сбой экспорта и заказ не экспортировался в 1С.

Ошибка экспорта

В случае ошибки (сетевой или любой другой) Process Insight повторит попытку экспорта заказа 5 раз в течение последующих 5 минут, после чего попытки экспорта прекращаются, а в заказе указывается время последней попытки экспорта и описание ошибки; менеджеру, оформившему заказ, выдаётся задание «Уведомление о сбое экспорта в 1С». Пользователь имеет возможность повторить экспорт заказа из задания «Уведомление о сбое экспорта» и из документа «Заказ». Если есть расхождения между заказом в 1С и заказом в Process Insight, система выдает задание “Уведомление о расхождении заказа в Process Insight и 1С”. В таком случае менеджеру необходимо будет устранить расхождения либо в системе Process Insight, либо в системе 1С.

История заказов

Система Process Insight хранит полную историю заказов. Для того чтобы проследить историю заказов следует перейти в меню “Сбыт / Заказы”

Задать параметры выбоhа и нажать на “Получить записи”.

В открывшейся таблице будут отображены параметры и сведения заказа / заказов.

Для того, чтобы открыть заказ, необходимо в таблице нажать на “Открыть”. Заказ будет содержать параметры, а также информацию об экспорте:

• Номер заявки из 1С
• GUID заявки
• Номер заказа в 1С
• Последняя информация об экспорте

В форме также возможно провести сравнение заказа PI c заказом 1С. Для этого необходимо нажать на “Сравнить с 1С”

В поле “Последняя информация об экспорте” могут содержаться расхождения по заказу, например несоответствие покупателя, номенклатуры, цены и т.д. Если расхождений нет, то в поле “Последняя информация об экспорте” будет отображено “Заказ совпадает с 1С”.

Для просмотра истории по заказу следует в таблице нажать на “История”. История отображает действия (этапы обработки заказа), а также параметры заказа.