Синхронизация 1С и Process Insight

Для устранения двойного ввода заказов и для обеспечения полного соответствия информации по заказам в Модуле “Сбыта” Process Insight и 1С настроена синхронизация двух систем.

Импорт контрагентов, пунктов доставки, договоров

Из системы 1С в систеу Process Insight импортируются:

• Договоры
• Пункты доставки
• Контрагенты

Импорт договоров и пунктов доставки настроен ежечасно. Импорт контрагентов настроен каждые 20 минут.

Договоры привязываются к ценовым соглашениям (спецификациям) с клиентами, а также выбираются в форме заказа.

Для импортированных пунктов доставки необходимо задать широту и долготу. Для поиска широты и долготы рекомендуем воспользоваться сайтом http://u-karty.ru/opredelenie-koordinat-na-karte-google.

Импортированным контрагентам необходимо присвоить соответствующую роль (покупатель, грузополучатель, перевозчик и др). Поскольку грузополучатели и некоторые перевозчики не имеют договоров, то для того чтобы они импортировались в систему Process Insight, необходимо в системе 1С назначить им пустые договора.

Экспорт заказов

Заказы, поступившие из Партнерского кабинета, а также заказы заведенные менеджером вручную экспортируются в 1С. Для того, чтобы экспортировать заказ, необходимо в форме заказа нажать на «Заказ согласован».

Заявки, поступившие из Партнёрского кабинета, можно разбивать на более мелкие заказы. При этом, в поступившей заявке предусмотрено разбитие не более чем на 5 заявок. Однако, если необходимо разбить на большее число заявок, следует распределить тонаж в полях “Количества для разбиения” и нажать на “Разбить на заявки”. Разбитые заявки будут иметь то же задание “Обработать новую заявку” и также каждую из заявок можно разбивать на более мелкие.

Если не требуется разбиение на более чем 5 заявок, следует нажать на “Разбить заказ”.

При экспорте заказа в 1С сформируется товарно-транспортная накладная (ТТН) со следующими полями: • покупатель • грузополучатель • договор (если указан) • номенклатурная единица • цена • пункт доставки • вид отгрузки • дата При этом, этап выбора перевозчика остается на стороне Process Insight. После того, как будет выбран перевозчик в Process Insight и закроется задание, Process Insight отправит в 1С информацию об обновлении заказа с указанием перевозчика. При неудачном экспорте Система повторит попытку экспорта 5 раз в течение последующих 5 минут. Если экспорт не состоялся (от 1С не получено подтверждение), менеджеру задание не выдаётся, а перевозчик должен быть выбран в 1С вручную. В случае успешной обработки 1С возвращает номер ТТН, который сохраняется в заказе. Для просмотра информации об экспорте в 1С следует открыть заказ в меню «Сбыт / Новый заказ / Заказы». Ввести регистрационный номер и открыть заказ. Если необходимо сравнить заказ с 1С, следует нажать на «Сравнить с 1С», после чего, в поле «Последняя информация об экспорте», могут отобразится расхождения, либо ошибка экспорта.

Ошибка экспорта

В случае ошибки (сетевой или любой другой) Process Insight повторит попытку экспорта накладной 5 раз в течение последующих 5 минут, после чего попытки экспорта прекращаются, а в накладной указывается время последней попытки экспорта и описание ошибки; менеджеру, оформившему заказ, выдаётся задание «Уведомление о сбое экспорта в 1С». Пользователь имеет возможность повторить экспорт заказа из задания «Уведомление о сбое экспорта» и из документа «Заказ».

Если есть расхождения между ТТН в 1С и заказом в Process Insight, система выдает задание “Уведомление о расхождении заказа и ТТН в 1С”. В таком случае менеджеру необходимо будет устранить расхождения либо в системе Process Insight, либо в системе 1С в ТТН.

Успешный экспорт заказа

После успешного экспорта заказа и прохождения этапа назначения перевозчика в Process Insight (если заказ оформляется с доставкой) Process Insight начинает запрашивать каждые 6 часов 1С статус исполнения заказа. Если по заказу в 1С ТТН проведена, то Система получает из 1С полную информацию о реализации, заносит в заказ фактически отгруженное количество и сверяет прочие параметры заказа и реализации. Если все параметры заказа и реализации совпадают, Система закрывает задание по заказу «Подтвердить отгрузку»; если тот или иной параметр не совпадает, закрывается задание «Подтвердить отгрузку» и выдаётся задание «Подтвердить отгрузку и устранить расхождения с 1С». В новом задании указываются обнаруженные расхождения. Менеджер должен устранить расхождения вручную и закрыть заказ. При проблемах со связью между Process Insight и 1С менеджер имеет возможность вручную закрыть заказ, обработав задание «Подтвердить отгрузку».

Особенности

В случае, если в нерабочие дни была проведена реализация в 1С, то менеджеру необходимо выполнить следующий ряд действий:

1. Открыть форму заказа
2. Заполнить необходимые поля и ОБЯЗАТЕЛЬНО заполнить поле «Номер ТТН». Номер ТТН брать из той ТТН, по которой была проведена реализация.
   Далее следует провести все этапы заказа вручную в системе Process Insight. В случае, если переданный и имеющийся в ТТН ключи заказов не совпадают, 1С возвращает ошибку: «Заказ не может быть сопоставлен с ТТН: ТТН №XXXX соответствует заказу Process Insight №YYYY» (XXXX и YYYY – соответствующие номера ТТН и заказа). Если заявка была из Партнёрского кабинета, то менеджеру необходимо открыть заявку и в поле «Номер ТТН» ввести номер ТТН по которой была проведена реализация. Затем все этапы обработки заявки провести вручную в системе Process Insight. Если по заявке в 1С была проведена реализация частично, а именно создано несколько ТТН на реализацию, менеджеру необходимо выполнить следующее:

• нажать кнопку «Разбить на заявки»;
• создать несколько заказов по данной заявке;
• в поле «Канал продаж» выбрать Партнёрский кабинет;
• ввести номер ТТН, соответствующий номеру ТТН в 1С либо нажать на «Заказ согласован» если в 1С не была сформирована ТТН;

Также связывать заказ с ТТН необходимо и в том случае, если был сбой экспорта и ТТН не экспортировалась.