Отчёт “Реестр заявок”
Для формирования реестра переданных в оплату заявок за определённый период времени следует выбрать пункт меню “Заявки/ Выгрузка реестра заявок”:
В параметрах отчёта задаются:
- Первая дата периода – обязательное поле
- Последняя дата периода – необязательное поле; если не указана, то отчёт формируется за одну дату
- Юридические лица – перечень юридических лиц, для которых формируется отчёт (можно выбрать несколько юридических лиц; для каждого юридического лица будет сформирован отдельный файл)
- Подписанты – необязательное поле; перечень лиц, размещаемых в разделе отчёта “Согласовано”
- Шаблон – необязательное поле – MS Word-шаблон отчёта (описан далее)
Результат
Система выбирает все заявки, которые были переданы в оплату в течение указанного в параметрах отчёта периода.
Заявки упорядочиваются по дате/ времени передачи в оплату и выводятся в табличном виде в формате MS Word. Ссылки на Word-файлы выводятся в отчёте:
Формат шаблона
Отчёт может быть выгружен в шаблон, настроенный пользователем (если шаблон не задан, будет сформирован типовой отчёт). Шаблоном может быть любой MS Word-документ (формата docx). Шаблон должен иметь маркеры, указывающие место размещение заголовочной части, таблицы и блока подписантов:
- %TITLE% – заголовок отчёта
- %LE% – наименование юридического лица
- %TABLE% – место для табличной части
- %SIGN% – место размещения блока подписантов
Пример шаблона:
Поля %TITLE%, %LE%, %TABLE%, %SIGN% будут замещены соответствующими блоками отчёта; прочие надписи и форматирование сохранено.
Блок подписантов
Блок подписантов содержит перечень лиц, указанных в параметрах отчёта с визой “Согласовано” и генерального директора с визой “Утверждаю”.
Фамилия, имя, отчество генерального директор задаются в таблице юридических лиц (меню “Справочники/ Юридические лица”):
Если подписанты в параметрах отчёта не указаны, то блок виз “Согласовано” не выводится в отчёте.
Если для юридического лица не задан генеральный директор, то виза “Утверждаю” не выводится в отчёте.
Регулярный автоматический запуск отчёта
Реестр заявок по всем юридическим лицам Группы может формироваться автоматически, ежедневно. Для настройки автоматического запуска отчёта нужно перейти в форму “Заявки/ Выгрузка реестра заявок/ Настройка ежедневной выгрузки реестра заявок”:
В форме можно задать параметры ежедневной выгрузки и запустить отчёт по всем юридическим лицам:
В параметрах обязательно указывается папка Google-диска, в которую должны выгружаться отчёты. Идентификтор папки показывается в адресной строке браузера, когда открыта требуемая папка:
Время следующего запуска отчёта указывается с учётом часа, после которого отчёт должен будет запуститься. Система обрабатывает регулярные задания с интервалом в 6 часов, и отчёт будет запущен не позднее 6-ти часов после указанного времени. Отчёт будет сформирован на указанную дату. После успешного формирования отчётов Система увеличит этот параметр на 24 часа.
Отчёты будут сохраняться в указанную папку, при этом для каждого юридического лица будет созадана отдельная папка (если её ещё нет) и в неё будут складываться отчёты.
Пользователь, который последним изменял параметры автоматического запуска отчёта, будет иметь доступ к отчёту по формированию реестров. Соответствующий отчёт будет сохраняться у него в разделе “Управленческие отчёты/ Все отчёты”.