Согласование платежей

Система поддерживает процессы согласования платежей практически любой сложности. Но изначально в ней настроен следующий процесс:

В процессе участвуют инициатор платежа, согласующий (Генеральный директор), казначей (проводящий оплату по клиент-банку) и бухгалтер (получающий выписки из банка).

Для начала работы следует персонализировать эти роли. Согласование всех платежей осуществляется одним сотрудником:

Оплата и проверка выписок для разных счетов может выполняться различными сотрудниками:

Когда настройки сделаны, можно приступать к согласованию.

Предположим, что руководитель проекта М.Першин должен закупить оборудование для реализации проекта “Пожарная сигнализация, Офис 17, СМР”. Он составил спецификацию закупаемого оборудования, получил счета от трёх поставщиков и принял решение закупить оборудование в компании «Многопрофильная Поставка»:

Заявка на оплату представляет из себя документ, к которому “прикрепляются” задания на обработку этого документа. Первое задание, которое возникает в Системе сразу же после сохранения заявки, называется “Заполнить заявку”. Это задание выдаётся инициатору, то есть тому, кто заявку создал и сохранил.

Действия, которые можно выполнять в рамках задания, отображены на кнопках:

• Сохранить: заявка будет сохранена, и инициатор впоследствии может вернуться к ней, внести дополнения и исправления.
• Передать на согласование: задание “Заполнить заявку” будет закрыто, и будет создано задание “Согласовать заявку”. Новое задание будет выдано согласующему, в нашем случае — генеральному директору.
• Отменить заявку: текущее задание будет закрыто, заявке будет присвоен статус “Отменена”.

Закрытое задание не допускает никаких изменений.

После того как задание было передано на согласование, генеральному директору было выдано задание “Согласовать заявку”:

Меню “Задания” отображает количество открытых заданий. В форме “Задания” выводятся все задания блоками (лентой) или списком. Блок задания имеет ссылку “Открыть заявку”, по нажатию на которую под заданием отображается заявка. Согласующий по правилам настроенного бизнес-процесса может изменять расчётный счёт и оставлять комментарии.

Отклонённая заявка возвращается как задание “Обработать отклонённую заявку” исполнителю; согласованная заявка отправляется в казначейство на оплату:

По логике настроенного процесса казначейство, после переноса заявки в клиент-банк, выбирает пункт “Платёж исполнен”. Если имеются какие-либо препятствия для оплаты, заявка отклоняется и возвращается инициатору. Исполненная заявка передаётся в бухгалтерию:

Бухгалтер проверяет выписки и, если в выписке подтверждается факт оплаты, выбирается соответствующий вариант в задании. Для подтверждения платежа указывается дата его исполнения банком. При подтверждении платежа Система проводит его как фактическое движение денежных средств. Проверить это можно, выбрав меню “Остатки на счетах”:

Фактические данные отобразятся в отчёте план-факт:

Из этого отчёта, в частности, следует, что закупка была проведена до поступления предоплаты от заказчика.