Бюджетные формы

Process Insight позволяет организовать процесс бюджетирования с помощью бюджетных форм на базе таблиц Google.

Описание процесса

В процессе участвуют:

• инициатор – финансовый директор или финансовый контролёр
• владельцы бюджетов – сотрудники, отвечающие за ту или иную часть общего бюджета компании

Этапы процесса:

• Инициатор в Приложении Process Insight выдаёт задания на заполнение бюджетных форм владельцам бюджетов. Приложение регистрирует задания “Заполнить бюджетную форму” и создаёт соответствующие Google-таблицы
• Владелец бюджета заполняет Google-таблицу и закрывает в Process Insight задание “Заполнить бюджетную форму”
• При закрытии задания “Заполнить бюджетную форму” Приложение создаёт бюджетные проводки, формируется соответствующий отчёт, содержащий ссылку на все сформированные проводки, а также выдаётся задание инициатору “Утвердить бюджетную форму”
• Инициатор может утвердить бюджетную форму (процесс завершается) или отклонить бюджетную форму (проводки удаляются, форма возвращается инициатору на доработку в виде задания “Заполнить бюджетную форму”)

На этапе заполнения владелец бюджета может отклонить бюджетную форму. В этом случае инициатор получит задание “Обработать отклонённую бюджетную форму”. Инициатор может аннулировать форму (процесс завершается) или повторно направить её владельцу бюджета.

Особенности процесса

Работа с бюджетными формами возможна только при авторизации в Приложении Google-аккаунтами.

Бюджетная форма создаётся на Google-Диске инициатора. Приложение создаёт форму от имени инициатора (инициатор является владельцем соответствующей Google-таблицы) и предоставляет право “Редактирования” владельцу бюджета, а также “Чтения” сервисному аккаунту Process Insight. Не рекомендуется удалять указанные права доступа к Google-таблице. При необходимости Google-таблица может перемещаться из одной папки Google-Диска в другую: это не оказывает влияния на доступ к таблице.

Создание бюджетной формы

Для создания новой бюджетной формы инициатор должен выбрать пункт меню “Бюджетирование / Бюджетные формы / Новая бюджетная форма”:

На первом этапе указываются:

• владелец бюджета
• наименование бюджетной формы – Приложение далее создаст Гугл-таблицу с соответствующим наименованием
• описание задания – описание будет помещено в Гугл-таблицу

Параметры бюджетной формы могут быть восстановлены из шаблона.

На втором этапе выбирается аналитика столбцов (как правило, это периоды) и соответствующие значения столбцов.

На третьем этапе выбирается аналитика строк (как правило, это статьи бюджета) и соответствующие значения.

На четвёртом этапе задаются фиксированные значения, которые будут перенесены в бюджетные проводки: сценарий, расчётный счёт, отдел и прочее.

На пятом этапе можно выбрать папку на Гугл-диске для размещения новой таблицы. Здесь же можно сохранить форму как шаблон для дальнейшего использования. Этот этап является заключительным. При нажатии кнопки “Отправить форму” Приложение выдаёт задание “Заполнить бюджетную форму” владельцу бюджета и создаёт новую таблицу на Гугл-Диске.

По окончании создания формы инициатор получает следующее уведомление:

Пример бюджетной формы

Заполнение формы

Владелец бюджета заполняет бюджетную форму, занося в ячейки значения или формулы. Примечания к ячейкам (но не комментарии) будут импортированы как описание соответствующих бюджетных проводок.

Бюджетная форма может дополняться столбцами, строками, листами и ячейками с расшифровками, расчётами, сводными таблицами, графиками, комментариями и обсуждениями. Наименования (таблицы, строк, столбцов) при необходимости можно менять.

Для успешного импорта бюджетной формы в Приложение необходимо не изменять содержимое скрытых столбца (A) и строки (4), а также наименование листа (Budget).